برای ورود و خروج کالاها است. یک سیستم موثر مدیریت موجودی نه تنها هزینه های نگهداری را کاهش می دهد بلکه از توقف تولید به دلیل کمبود مواد جلوگیری می کند و نقدینگی شرکت را بهبود می بخشد. این راهنما شامل روش های عملی، فرم ها، مثال های عددی و نکات اجرایی است که به شما کمک می کند سیستم انبارداری خود را از پایه تا سطح پیشرفته سازماندهی کنید.
چه شاخص هایی وضعیت موجودی را نشان می دهند
برای ارزیابی عملکرد انبار ابتدا باید شاخص های کلیدی را تعریف کنید. مهم ترین KPI ها عبارتند از:
- نرخ گردش موجودی = هزینه کالای فروش رفته تقسیم بر میانگین موجودی
- دوره نگهداری متوسط موجودی = 365 تقسیم بر نرخ گردش موجودی
- درصد دقت انبارگردانی = تعداد آیتم های مطابق تقسیم بر کل آیتم های شمارش شده
- نسبت سفارشات تکمیل شده به موقع = سفارشات تحویل شده در زمان مقرر تقسیم بر کل سفارشات
گام های عملی برای ساماندهی انبار
- شناسایی و کدینگ کالا — برای هر قلم کالا یک کد منحصر به فرد تعریف کنید و ساختار کدینگ را بر اساس گروه، زیرگروه و محل ذخیره تنظیم نمایید.
- تحلیل ABC — کالاها را براساس ارزش مصرف و فرکانس مصرف دسته بندی کنید: A پرارزش و کم تکرار، B متوسط، C کم ارزش و پرتکرار.
- محاسبه نقطه سفارش و سطح ایمنی — نقطه سفارش = میانگین مصرف روزانه × زمان تامین + سطح ایمنی. سطح ایمنی بر اساس نوسان مصرف و ریسک تامین تعیین می شود.
- راه اندازی گردش مستند — فرم های ورود، حواله خروج، برگ انبارگردانی و گزارش اختلافات را استاندارد کنید و گردش مستند را اجباری کنید.
- اجرای انبارگردانی دوره ای — برای گروه A ماهیانه، گروه B فصلی و گروه C سالانه شمارش های فیزیکی را برنامه ریزی کنید.
نمونه فرم و قالب اکسل برای مدیریت موجودی
یک فایل اکسل پایه باید شامل برگه های زیر باشد:
- ورودی کالا: تاریخ، کدمحصول، شرح، واحد، تعداد وارد شده، اسناد مرجع
- خروج کالا: تاریخ، کدمحصول، شرح مصرف، مرکز هزینه، تعداد خروجی
- کاردکس ماهانه: مانده ابتدای دوره، ورود، خروج، مانده پایان دوره
- محاسبه نقطه سفارش: مصرف میانگین روزانه، زمان تامین، سطح ایمنی، نقطه سفارش
- گزارش اختلاف: اختلاف سیستم با شمارش فیزیکی، علت احتمالی و اقدامات اصلاحی
در اکسل می توانید از فرمول هایی مانند SUMIFS، VLOOKUP یا XLOOKUP و توابع تاریخ برای خودکارسازی گزارش ها استفاده کنید. همچنین استفاده از Data Validation برای محدود کردن ورودی ها و جلوگیری از خطا توصیه می شود.
روش های ارزیابی موجودی برای گزارشگری مالی
برای تهیه گزارشات مالی باید یکی از روش های ارزیابی موجودی را انتخاب کنید. سه روش رایج عبارتند از:
- FIFO — مناسب برای کالاهای فسادپذیر یا نوسان قیمت رو به بالا.
- LIFO — در شرایط تورمی ممکن است هزینه فروش بالاتر و مالیات کمتری ایجاد کند اما در بعضی حوزه های قانونی مجاز نیست.
- میانگین موزون — زمانی که قیمت ها نوسان متوسط دارند و پیگیری هر محموله سخت است.
نقش نرم افزارها و اتوماسیون در بهبود عملکرد
یک سیستم مدیریت انبار (WMS) یا نرم افزار حسابداری که ماژول انبار دارد، باعث کاهش خطا، افزایش سرعت پردازش و تولید گزارشات لحظه ای می شود. در انتخاب نرم افزار به امکان یکپارچه سازی با حسابداری، پشتیبانی از بارکد یا RFID و قابلیت تولید گزارش های سفارشی توجه کنید.
کنترل ریسک و فرایندهای کنترلی
- اجرای تفکیک وظایف بین دریافت، نگهداری و صدور اسناد
- ثبت و مستندسازی علل اختلاف و برنامه اقدام اصلاحی
- پایش دوره ای KPI ها و بازبینی نقطه سفارش برای انطباق با تغییرات بازار
تمرین عملی و پیاده سازی قدم به قدم
- مرحله اول: تهیه فرم های پایه و فایل اکسل نمونه و آموزش تیم انبارداری
- مرحله دوم: اجرای انبارگردانی آزمایشی روی گروه A و اصلاح فرآیندها
- مرحله سوم: راه اندازی کدینگ و اجرای تحلیل ABC و تعیین نقطه سفارش
- مرحله چهارم: بررسی و انتخاب نرم افزار و ادغام با سیستم حسابداری
برای دریافت جزوه های آماده، نمونه فایل های اکسل و ثبت نام در دوره های تخصصی عملی مرتبط به صفحه اصلی آموزشگاه آپادانا و برای اطلاعات دوره ها و ثبت نام از طریق صفحه دوره حسابداری اقدام نمایید.